Introduktion og formål med Thomas Nørgård ApS whistleblowerordning
Formålet med whistleblowerpolitikken er at forklare, hvordan Thomas Nørgård ApS
whistleblowerordning fungerer og dermed undgå at potentielt vigtige forhold ikke bliver indberettet.
Thomas Nørgård ApS whistleblowerordning sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der
indberetter alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Ordningen kan benyttes, hvis man oplever
eller har mistanke om disse alvorlige forhold i Thomas Nørgård ApS eller ved forhold og aktiviteter med
tilknytning til Thomas Nørgård ApS.
Thomas Nørgård ApS er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre
og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres
medarbejdere til at tale med deres nærmeste leder eller et medlem af direktionen/ejerkreds i disse
situationer, men det er også muligt at benytte whistleblowerordningen.
I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter i god tro indberette mistanke om
potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold som kan påføre Thomas Nørgård ApS et økonomisk tab
eller skade Thomas Nørgård ApS omdømme.
Hvem kan indberette?
Indberetninger kan indgives af alle, herunder medarbejdere, leverandører, aktionærer og andre med
tilknytning til Thomas Nørgård ApS.
Hvad kan indberettes?
Der kan indberettes om forhold, hvori Thomas Nørgård ApS medarbejdere og andre interessenter med
tilknytning til Thomas Nørgård ApS er involveret i aktiviteter med direkte relation til Thomas Nørgård ApS.
Dette gælder både ansatte, direktion og Thomas Nørgård ApS valgte ledelse.
Hvilke forhold kan indberettes?
Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om mistanke om potentielle brud
på lovgivningen i aktiviteter med relation til Thomas Nørgård ApS. Forhold som for eksempel
utilfredshed med løn og samarbejdsvanskeligheder kan ikke indberettes via whistleblowerordningen.
Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:
- Underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, dokumentfalsk,
interessekonflikter, afpresning og misbrug af intern viden,
- Uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision,
- Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder,
- Fysisk vold og seksuelle krænkelser.
Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så
opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles.
Hvem behandler indberetninger?
Indberetninger, der falder inden for rammerne af denne politik, behandles af økonomichefen hos Thomas
Nørgård ApS. Nogle gange vil behandlingen foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel advokater
eller revisorer.
Hvordan indberetter man?
Der indberettes mundtligt via telefon på telefonnummer 89808246. Samtalen optages og økonomichefen
underrettes om indberetningen. Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder.
Hvordan behandles indberetningerne?
Whistleblowerenheden bekræfter, hvis muligt, modtagelsen af en indberetning indenfor syv dage.
Indberetningen anses for modtaget samme dag uanset tidspunktet på dagen. Det betyder, at en
indberetning modtaget uden for almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag.
Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede.
Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Den person, der har indberettet sagen,
vil få besked herom, hvis muligt.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenlyst
ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige
konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om.
Herefter slettes sagen i systemet.
Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.
Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor
der rettes mistanke mod uskyldige personer.
Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation
Whistlebloweren vil modtage feedback på indberetningen. Det betyder, at whistleblowerenheden i videst
muligt omfang oplyser whistleblower om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, samt hvorfor
enheden har valgt denne opfølgning. Whistleblowerenheden vil også kontakte whistlebloweren i tilfælde af
uddybende spørgsmål til indberetningen.
Feedbacken vil overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen.
Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger.
Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.
Whistlebloweren vil modtage yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, hvis det er muligt
under iagttagelse af gældende ret.
Whistleblowerenheden giver feedback om behandling af sagen til whistlebloweren inden for tre måneder
fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for
fristen, vil enheden orientere whistlebloweren herom, samt give information om hvornår eventuel
yderligere feedback kan forventes.
Fortrolighed og IT-sikkerhed
Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i Thomas
Nørgård ApS, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver
mødt med ansættelsesretlige sanktioner. Thomas Nørgård ApS vil i videst muligt omfang behandle
indberetningen fortroligt.
Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af Telavox, der er et uafhængigt selskab
og garanterer for sikkerheden og overholdelse af GDPR-reglerne i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser
og telefonoplysninger, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene den
ansvarlige sagsbehandler, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.
Oplysning om registreringen til den indberettede person
Modtageren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det
indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne
meddelelse kan videregives, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det
indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.
Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt
at oplyse sin identitet.
Ekstern whistleblowerordning
Der kan også indberettes til ekstern whistleblowerordning.
Dette kan gøres på til datatilsynets ordning på:
https://whistleblower.dk
Spørgsmål
Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til adm. Direktør, Tobias Fogh.
